Pemilik bisnis jangan sampai terlalu asyik mengurus berjualan dan tidak tertib dalam mencatat keuangan. Dengan pencatatan keuangan yang rapi, pemilik bisnis bakal punya pandangan lebih baik terhadap produknya. Efisiensi produksi, uang pemasaran, inovasi produk, hingga keuntungan bakal terlihat jelas ketika keuangan tercatat rapi.
Bisnis berbicara dalam bahasa keuangan, bukan dengan mengira-ngira. Anda merasa rugi? Coba tengok laporannya. Bahan supplier terasa mahal? Perhatikan neracanya. Catatan keuangan menghindarkan diskusi yang berisi asumsi.
Bahasa keuangan telah memiliki standar baku menurut Ikatan Akuntansi Indonesia. Staf akuntan hanya perlu secara disiplin mencatat setiap aktivitas keuangan.
Terdapat tiga metode dalam menyusun akuntansi biaya, yaitu:
- Job costing untuk menentukan anggaran biaya yang sesuai dengan satu jenis permintaan atau kebutuhan tertentu dari konsumen.
- Process costing untuk menyusun anggaran yang sesuai dengan jumlah pesanan konsumen dalam satu kali produksi.
- Direct costing untuk merencanakan anggaran yang disesuaikan dengan perubahan biaya produksi, baik berupa peningkatan dan penurunan bahan baku di pasaran.
Memilih metode pencatatan biaya yang tepat untuk bisnis restoran sangat penting untuk melacak profitabilitas, mengontrol biaya, dan membuat keputusan yang tepat. Dalam manajemen akuntansi bisnis, job costing, process costing, dan direct costing bukan merupakan pilihan yang saling melengkapi, melainkan tiga metode berbeda untuk melacak dan mengalokasikan biaya produksi.
Job costing umumnya merupakan pilihan yang paling tepat untuk bisnis fashion karena beberapa alasan:
- Desain dan variasi: Produk fashion sering kali memiliki desain dan variasi yang unik, dengan kebutuhan bahan baku, proses produksi, dan biaya yang berbeda-beda. Job costing memungkinkan pelacakan biaya individual untuk setiap produk, sehingga memberikan gambaran akurat tentang profitabilitas masing-masing desain.
- Musim dan tren: Industri fashion memiliki siklus musiman dan tren yang dinamis, yang dapat memengaruhi biaya bahan baku, proses produksi, dan permintaan pelanggan. Job costing memungkinkan fleksibilitas dalam melacak biaya dan menyesuaikan harga produk sesuai dengan tren pasar.
- Pesanan custom: Bisnis fashion terkadang menerima pesanan custom dari pelanggan dengan spesifikasi dan kebutuhan yang berbeda. Job costing memungkinkan kalkulasi biaya yang akurat untuk setiap pesanan custom, memastikan profitabilitas dan kepuasan pelanggan.
Metode Pencatatan
Dalam memenuhi kaidah akuntansi, pencatatan keuangan harus memahami alur proses bagaimana uang keluar dan masuk dalam bisnis kita. Dalam bisnis fashion, pemasukan terdiri dari 1) penjualan, 2) modal, dan 3) utang usaha. Sementara pengeluaran terbagi dalam 1) biaya produksi, 2) biaya operasional, 3) bunga, 4) pembayaran utang.
Dalam mencatat transaksi, hal yang pertama perlu dilakukan adalah membuat daftar berisi nomor-nomor rekening atau akun. Rekening atau akun adalah penomoran yang diberikan pada transaksi berdasarkan kategori-kategori tertentu. Di dalam akuntansi, rekening diklasifikasikan sebagai berikut:
- 1-xxx Aset lancar (satu tahun atau kurang) dan aset tetap (lebih dari satu tahun) - Debit
- 2-xxx Utang lancar (jangka pendek) dan utang tidak lancar (jangka panjang) - Kredit
- 3-xxx Modal atau ekuitas - Kredit
- 4-xxx Pendapatan - Kredit
- 5-xxx Biaya - Debit
Daftar rekening sendiri terdiri dari Nomor Rekening/Akun, Nama Akun, Tanda D/K, dan Saldo Awal (debit maupun kredit). Berikut contohnya:
Nomor-nomor akun ini kemudian menjadi patokan bagaimana pencatatannya ke dalam dokumen akuntansi. Seluruh proses pencatatan dilakukan dalam sebuah dokumen jurnal.
Setiap bisnis memiliki jurnal yang dikelompokkan berdasarkan pola arus keluar masuk uang yang jamak terjadi dalam proses usahanya. Berikut daftar jurnal yang harus ada di dalam bisnis fashion.
1. Jurnal Penjualan: Digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan produk fashion, seperti penjualan baju, celana, sepatu, tas, dan aksesoris lainnya. Informasi yang dicatat meliputi tanggal transaksi, nama pelanggan, nomor faktur, jenis produk yang dijual, kuantitas, harga satuan, dan total penjualan. Membantu memperbarui akun Piutang Dagang dan Pendapatan Penjualan Fashion.
2. Jurnal Penerimaan Kas: Digunakan untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas yang dilakukan oleh bisnis fashion. Informasi yang dicatat meliputi tanggal transaksi, sumber penerimaan (misalnya, kas dari penjualan produk, piutang yang tertagih), nominal penerimaan, dan akun yang dikredit. Membantu memperbarui akun Kas dan akun-akun terkait (misalnya, Piutang Dagang).
3. Jurnal Pengeluaran Kas: Digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas yang dilakukan oleh bisnis fashion. Informasi yang dicatat meliputi tanggal transaksi, tujuan pengeluaran (misalnya, pembelian bahan baku tekstil, aksesoris, pembayaran gaji karyawan, pembayaran sewa toko), nominal pengeluaran, dan akun yang dibebani. Membantu memperbarui akun Kas dan akun-akun beban terkait (misalnya, beban bahan baku tekstil, beban aksesoris, beban gaji karyawan, beban sewa toko).
4. Jurnal Persediaan Barang: Digunakan untuk mencatat semua transaksi terkait persediaan barang fashion, seperti kain, benang, kancing, dan aksesoris lainnya. Informasi yang dicatat meliputi tanggal transaksi, jenis barang, kuantitas masuk dan keluar, harga satuan, dan total nilai persediaan. Membantu memperbarui akun Persediaan Barang dan akun-akun terkait (misalnya, beban bahan baku tekstil, beban aksesoris).
5. Jurnal Penggajian: Digunakan untuk mencatat semua transaksi terkait penggajian karyawan, seperti gaji pokok, tunjangan, dan potongan pajak. Informasi yang dicatat meliputi tanggal transaksi, nama karyawan, gaji pokok, tunjangan, potongan pajak, dan total gaji yang dibayarkan. Membantu memperbarui akun Kas dan akun-akun beban terkait (misalnya, beban gaji karyawan, beban gaji staf).
6. Jurnal Penyusutan: Digunakan untuk mencatat alokasi biaya penyusutan aset tetap, seperti mesin jahit, manekin, dan rak display. Informasi yang dicatat meliputi tanggal transaksi, jenis aset, nilai penyusutan per periode, dan akun yang dibebani. Membantu memperbarui akun Aset Tetap dan akun-akun beban terkait (misalnya, beban penyusutan mesin jahit, beban penyusutan rak display).
7. Jurnal Penyesuaian: Digunakan untuk mencatat penyesuaian akuntansi yang diperlukan pada akhir periode akuntansi. Penyesuaian ini bisa meliputi: Akrual pendapatan yang belum diterima (misalnya, piutang yang belum dibayar), beban yang masih harus dibayar (misalnya, gaji karyawan yang belum dibayarkan), pencadangan piutang tak tertagih, dan memastikan bahwa laporan keuangan mencerminkan keadaan keuangan bisnis fashion secara akurat.
Setiap transaksi ini nantinya terpakai dalam menyusun laporan keuangan. Laporan keuangan bertujuan untuk mempermudah pengamatan kondisi bisnis dengan indikator tertentu. Berikut penjelasannya:
- Laporan Neraca: Memberikan gambaran tentang posisi keuangan perusahaan pada suatu waktu.
- Laporan Laba/Rugi: Menunjukkan arus kas masuk dan keluar perusahaan selama periode akuntansi.
- Laporan Arus Kas: Mengukur profitabilitas perusahaan selama periode akuntansi.
| Nama Laporan | Tujuan | Informasi | Manfaat | Penerapan |
| Laporan Neraca | Menyajikan posisi keuangan perusahaan pada suatu titik waktu tertentu (biasanya akhir periode akuntansi). | Menunjukkan aset, liabilitas, dan ekuitas perusahaan |
|
|
| Laporan Laba/Rugi | Menyajikan arus kas masuk dan keluar perusahaan selama periode akuntansi tertentu. | Diklasifikasikan menjadi tiga kategori: aktivitas operasi, aktivitas investasi, dan aktivitas pendanaan. |
|
|
| Laporan Arus Kas | Menyajikan hasil usaha perusahaan selama periode akuntansi tertentu. | Menunjukkan pendapatan, beban, dan laba bersih perusahaan. |
|
|
Dari tabel di atas, ketiga jenis laporan tampak dibedakan berdasarkan kebutuhan analisis keuangan. Ketiganya tetap mencatat secara riil bagaimana transaksi bekerja.
Laporan Neraca
Laporan neraca untuk usaha fashion mencatat aset, liabilitas, dan ekuitas usaha pada suatu titik waktu. Aset meliputi inventaris pakaian, peralatan produksi (seperti mesin jahit), dan kas. Liabilitas mungkin termasuk utang kepada pemasok kain atau bahan lainnya dan pinjaman untuk pembelian peralatan. Ekuitas mencerminkan investasi pemilik dan laba yang ditahan.
Contoh penerapan di bidang usaha:
Butik X memiliki inventaris pakaian senilai Rp200 juta, peralatan produksi senilai Rp50 juta, dan kas Rp30 juta. Liabilitasnya, termasuk utang ke pemasok dan pinjaman untuk peralatan, adalah Rp100 juta. Ekuitasnya, yang meliputi investasi awal dan laba yang ditahan, adalah Rp180 juta.
Laporan Laba Rugi
Laporan laba rugi menunjukkan apakah usaha fashion menghasilkan keuntungan. Pendapatan berasal dari penjualan produk fashion, sementara biaya mencakup biaya produksi (seperti bahan baku dan gaji penjahit), sewa tempat (untuk butik atau gudang), dan biaya pemasaran.
Contoh penerapan di bidang usaha:
Butik X mencatat pendapatan Rp300 juta dari penjualan produk fashion. Biaya produksi adalah Rp150 juta, sewa tempat Rp30 juta, dan biaya pemasaran Rp20 juta, sehingga total biaya adalah Rp200 juta. Laba bersih Butik X untuk periode tersebut adalah Rp100 juta.
Laporan Arus Kas
Laporan arus kas menyajikan informasi tentang aliran kas masuk dan keluar dari usaha fashion, mencakup aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan.
Contoh penerapan di bidang usaha:
- Aktivitas Operasi: Butik X menerima Rp300 juta dari penjualan produk dan membayar Rp200 juta untuk biaya operasional, menghasilkan arus kas bersih dari aktivitas operasi sebesar Rp100 juta.
- Aktivitas Investasi: Butik X menginvestasikan Rp50 juta dalam pembelian peralatan baru, menunjukkan arus kas keluar untuk aktivitas investasi.
- Aktivitas Pendanaan: Butik X mendapat pinjaman baru Rp40 juta untuk ekspansi dan membayar dividen Rp10 juta, menyisakan arus kas bersih dari aktivitas pendanaan sebesar Rp30 juta.
Dengan memahami dan menerapkan prinsip-prinsip pencatatan keuangan yang tepat, pemilik usaha fashion dapat membuat keputusan yang lebih informasi tentang pengelolaan keuangan mereka, menjamin kelangsungan dan pertumbuhan bisnis.